Behandling av personuppgifter för förskola, skola, anpassad skola och fritidshem

För barn- och elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns, elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Även vilken förskola, skola, fritidshem, avdelning, årskurs och klass barnet/eleven går i behandlas och om eleven läser modersmål. Uppgifterna behövs bland annat för att ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta hemmet vid behov. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. För förskolebarn har vi en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om namn, personnummer, förskola, inskrivningstid och avdelning till Statistiska centralbyrån. För elever i förskoleklass, årskurs 1 till 9 har vi en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om personnummer, skola, klass, betyg årskurs 6 och 9, åtgärdsprogram, anpassad studiegång eller särskild undervisningsgrupp till Statistiska centralbyrån.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB.

För att kunna betala ut skolpeng till våra förskolor, skolor och fritidshem samt IKE (InterKommunalErsättning) till andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns, elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Även vilken förskola, skola, årskurs, klass och fritidshem barnet/eleven går i behandlas. Samma uppgifter samlas in för att kunna fakturera andra kommuner vars barn/elever går i förskola, skola eller fritidshem i Töreboda kommun. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng/IKE i 10 år. Uppgifterna lämnas ut till den skola eleven går på och elevens hemkommun.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB.

För att kunna administrera ansökningar om plats till förskola och fritidshemmet samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, adress och personnummer. För förskolans del samlar vi även in uppgifter om placering av syskon för att avgöra om syskonförtur ska tillämpas. Telefonnummer och e-postadresser samlas in från föräldrarna själva för att kunna kommunicera kring ansökningar och platserbjudanden. Föräldrarna lämnar också uppgifter om barnets vistelsetider. Ansökningar, beslut och uppsägningar av förskole- och fritidshemsplatser sparas i två år. Vistelsetiderna sparas så länge de är aktuella.

För att kunna debitera avgifter för förskola och fritidshem samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn och personnummer samt syskons namn och personnummer. Uppgifter om syskon behöver vi för att kunna avgöra om avgiften ska reduceras på grund av syskonrabatt. Uppgifter om hushållets inkomster samlas in från föräldrarna själva. Varje år genomför vi stickprovskontroller för att kontrollera att hushållen betalar rätt avgift. Då samlar vi även in uppgifter från Skatteverket om hushållets deklarerade inkomster under aktuellt år. Vi sparar uppgifterna i 10 år.

Vid obetalda avgifter lämnas uppgifter till vårt inkassobolag och eventuellt till Kronofogdemyndigheten.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Schoolsoft AB.

Inför ett mottagande i anpassad grundskola behandlas personuppgifter i form av namn och personnummer samt pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning. En placering i anpassad grundskola följs också regelbundet upp varvid personuppgifter behandlas. Uppgifterna sparas för all framtid.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB och CompuGroup Medical AB.

I skolan använder vi lärplattformen Schoolsoft. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn och personnummer, vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, skola, årskurs och klass. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, betyg, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner och studieplaner samt resultat på nationella prov. Syftet med behandlingen är att sätta betyg, registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt kommunikation mellan lärare, elever och vårdnadshavare.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB.

Alla lärare dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, klass och resultat på uppgifter/prov. Uppgifterna arkiveras i Schoolsoft.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB.

Office 365 används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det innehåller redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, (blogg och egna hemsidor). Det finns också en del som heter Teams där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbeten som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas personuppgifter i form av namn, e-post samt sparade dokument och arbeten. Elevens konto och material raderas 30 dagar efter att elevens skolplikt i Töreboda kommun upphör.

Laglig grund: allmänt intresse. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, Microsoft.

Förskolans, skolans och fritidshemmets personal har en skyldighet att anmäla till rektor om barn/elev anser sig vara utsatt för kränkande behandling eller trakasserier. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade barnen/eleverna i form av namn, födelsedatum, förskola, fritidshem, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon förutom personuppgiftsbiträdet.

Laglig grund: rättslig skyldighet/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Digital Fox AB.

Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med barn som har behov av särskilt stöd i form av namn, personnummer, förskola eller fritidshem, avdelning samt stödbehov och insatta stödåtgärder.

Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med stöd till elever som inte når kunskapskriterierna i form av namn, personnummer, årskurs, klass, skola samt stödbehov och insatta stödåtgärder.

Det sker i form av utredningar, åtgärdsprogram, inom skola och fritidshem, handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifterna samlas in från till exempel personal på förskolan, skolan, fritidshemmet, elevhälsan samt barn/elev och vårdnadshavare själva.

För barn/elev med omfattande behov av särskilt stöd kan förskolan, skolan eller fritidshemmet ansöka om extra resurser från utbildningsförvaltningen. I sådana fall behandlas uppgifterna ovan även i den processen. Detsamma gäller barn/elever som är folkbokförda i Töreboda kommun men går i en fristående förskola/fritidshem.

Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsverksamheten.

Laglig grund för behandlingen: rättslig skyldighet/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, CompuGroup Medical AB och Digital Fox AB.

Skolsköterska, skolläkare och psykolog för journaler över den vård som ges till elever. Journalerna innehåller uppgifter om namn, adress, personnummer och namn på vårdnadshavare som samlas in från vår elevdatabas. Uppgifter om hälsa samlas in från eleven och vårdnadshavaren själva. Journaler har stort forskningsvärde och arkiveras för all framtid. Alla givna vaccinationer i det allmänna vaccinationsprogrammet för barn rapporteras till ett nationellt vaccinationsregister vid Folkhälsomyndigheten.

Laglig grund: rättslig skyldighet/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: CompuGroup Medical AB.

Uppgifter om barns/elevers anpassade kost finns på förskolorna, skolorna och skolköken där de förvaras inlåsta och sparas så länge barnen/eleverna går kvar på förskolan/skolan eller då behovet av anpassad kost förändras.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Vid ansökan om skolskjuts behandlas personuppgifter i form av namn, adress, telefonnummer, skola, personnummer, vårdnadshavare och i förekommande fall uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts. Ansökan och beslut sparas i två år och gallras sedan. Vid överklagan och skolskjuts vid växelvis boende sparas uppgifterna för alltid. Uppgifter om namn, adress, skola, kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till Västtrafik Samres som utför skolskjutsen.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Forsler & Stjerna Konsult AB (Skjuts+) och Västtrafik AB.

I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om barn och elever i form av bland annat orosanmälningar, egenvårdsplaner och incidentrapporter. För barn i förskolan och fritidshemmet kan det även gälla beslut om utökad vistelsetid. För elever i förskoleklass till och med årskurs 9 kan det röra sig om utredningar och beslut i ärenden om disciplinära åtgärder, beslut att gå om/hoppa över en årskurs, beslut att förlänga skolplikten eller att skolplikten ska upphöra i förtid eller beslut om uppskjuten skolplikt. Dessa uppgifter bevaras för all framtid.

Laglig grund: Rättslig skyldighet/myndighetsutövning.