Behandling av personuppgifter för utbildningsområdet

För barn- och elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns, elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Även vilken förskola, skola, fritidshem, avdelning, årskurs och klass barnet/eleven går i behandlas och om eleven läser modersmål. Uppgifterna behövs bland annat för att ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta hemmet vid behov. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. För förskolebarn har vi en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om namn, personnummer, förskola, inskrivningstid och avdelning till Statistiska centralbyrån, SCB. För elever i förskoleklass, årskurs 1 till 9 har vi en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om personnummer, skola, klass, betyg årskurs 6 och 9, åtgärdsprogram, anpassad studiegång eller särskild undervisningsgrupp till Statistiska centralbyrån, SCB.

Rättslig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning, rättslig förpliktelse, Skollag (2010:800). Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, Tietoevry, Open E och IST Group AB.

För att kunna betala ut skolpeng till våra förskolor, skolor och fritidshem samt IKE (InterKommunalErsättning) till andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns, elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Även vilken förskola, skola, årskurs, klass och fritidshem barnet/eleven går i behandlas. Samma uppgifter samlas in för att kunna fakturera andra kommuner vars barn/elever går i förskola, skola eller fritidshem i Töreboda kommun. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng/IKE i 10 år. Uppgifterna lämnas ut till den skola eleven går på och elevens hemkommun.

Rättslig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning, Skollag (2010:800). Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, Unit 4 och IST Group AB.

För att kunna administrera ansökningar om plats till förskola och fritidshemmet samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, adress och personnummer. För förskolans del samlar vi även in uppgifter om placering av syskon för att avgöra om syskonförtur ska tillämpas. Telefonnummer och e-postadresser samlas in från föräldrarna själva för att kunna kommunicera kring ansökningar och platserbjudanden. Föräldrarna lämnar också uppgifter om barnets vistelsetider. Ansökningar, beslut och uppsägningar av förskole- och fritidshemsplatser sparas i två år. Vistelsetiderna sparas så länge de är aktuella.

För att kunna debitera avgifter för förskola och fritidshem samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn och personnummer samt syskons namn och personnummer. Uppgifter om syskon behöver vi för att kunna avgöra om avgiften ska reduceras på grund av syskonrabatt. Uppgifter om hushållets inkomster samlas in från föräldrarna själva. Varje år genomför vi stickprovskontroller för att kontrollera att hushållen betalar rätt avgift. Då samlar vi även in uppgifter från Skatteverket om hushållets deklarerade inkomster under aktuellt år. Vi sparar uppgifterna i 10 år.

Vid obetalda avgifter lämnas uppgifter till vårt inkassobolag och eventuellt till Kronofogdemyndigheten.

Rättslig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Schoolsoft AB.

Inför ett mottagande i anpassad grundskola behandlas personuppgifter i form av namn och personnummer samt pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning. En placering i anpassad grundskola följs också regelbundet upp varvid personuppgifter behandlas. Uppgifterna sparas för all framtid.

Rättslig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB och CompuGroup Medical AB.

Förskola
I förskolan används appen TYRA som lärplattform och tillhandahålls av Schoolsoft AB. Där behandlas personuppgifter i form av barnets namn och personnummer, vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, förskola och avdelning. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. I TYRA behandlas även uppgifter om schema, frånvaro, utvecklingssamtal samt individuell lärlogg. Syftet med behandlingen är att följa barnets kunskapsutveckling, registrera närvao/frånvaro samt kommunikation mellan pedagoger och vårdnadshavare.

Grundskola och Gymnasium
I skolan använder vi lärplattformen Schoolsoft. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn och personnummer, foto på eleven (gäller endast grundskola), skola, årskurs och klass, vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, betyg, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner och studieplaner samt resultat på nationella prov. Syftet med behandlingen är att sätta betyg, registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt kommunikation mellan lärare, elever och vårdnadshavare.

Rättslig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning, rättslig förpliktelse, Skollag (2010:800). Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, Bayou AB och IST Group AB/Jarocka.

Alla pedagoger i skolan dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, klass och resultat på uppgifter/prov. Uppgifterna arkiveras i Schoolsoft. I förskolan dokumenterar pedagoger barnens utveckling i enskilda lärloggar och utvecklingssamtal i appen Tyra. Personuppgifter behandlas då i form av namn, avdelning och foto på barnet.

Rättslig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, Bayou AB, LegiLexi och Tietoevry.

Pedagogisk plattform, Office 365

Elever i Töreboda kommun årskurs 6-9 erbjuds att disponera en personlig dator. Vårdnadshavare och elev tar del av förhållningsregler genom kommunens e-tjänst.

Office 365 används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det innehåller redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, (blogg och egna hemsidor). Det finns också en del som heter Teams där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbeten som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas personuppgifter i form av namn, e-post samt sparade dokument och arbeten. Elevens konto och material raderas 30 dagar efter att elevens skolplikt i Töreboda kommun upphör.

Digitala pedagogiska tjänster

Exempel på digitala tjänster som används i undervisningen är Inläsningstjänst, Studentlitteratur, Glosboken, Digiexam med flera. För fullständig förteckning hör med elevens skola.
Personuppgifter som behandlas är elevernas namn, användarnamn och lösenord. Uppgifterna sparas så länge eleven är inskriven i grundskolan i Töreboda kommun.

Rättslig grund: allmänt intresse. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, Microsoft, Open E, Studentlitteratur, Inläsningstjänst, Glosboken, Digiexam med flera.

Förskolans, skolans och fritidshemmets personal har en skyldighet att anmäla till rektor om barn/elev anser sig vara utsatt för kränkande behandling eller trakasserier. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade barnen/eleverna i form av namn, födelsedatum, förskola, fritidshem, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon förutom personuppgiftsbiträdet.

Rättslig grund: rättslig förpliktelse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Digital Fox AB.

Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med barn som har behov av särskilt stöd i form av namn, personnummer, förskola eller fritidshem, avdelning samt stödbehov och insatta stödåtgärder.

Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med stöd till elever som inte når kunskapskriterierna i form av namn, personnummer, årskurs, klass, skola samt stödbehov och insatta stödåtgärder.

Det sker i form av utredningar, åtgärdsprogram, inom skola och fritidshem, handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifterna samlas in från till exempel personal på förskolan, skolan, fritidshemmet, elevhälsan samt barn/elev och vårdnadshavare själva.

För barn/elev med omfattande behov av särskilt stöd kan förskolan, skolan eller fritidshemmet ansöka om extra resurser från utbildningsförvaltningen. I sådana fall behandlas uppgifterna ovan även i den processen. Detsamma gäller barn/elever som är folkbokförda i Töreboda kommun men går i en fristående förskola/fritidshem.

Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsverksamheten.

Rättslig grund för behandlingen: rättslig förpliktelse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, CompuGroup Medical AB och Digital Fox AB.

Skolsköterska, skolläkare och psykolog för journaler över den vård som ges till elever. Journalerna innehåller uppgifter om namn, adress, personnummer och namn på vårdnadshavare som samlas in från vår elevdatabas. Uppgifter om hälsa samlas in från eleven och vårdnadshavaren själva. Journaler har stort forskningsvärde och arkiveras för all framtid. Alla givna vaccinationer i det allmänna vaccinationsprogrammet för barn rapporteras till ett nationellt vaccinationsregister vid Folkhälsomyndigheten.

Vid mottagande av nya elever lämnar vårdnadshavare samtycke till att hämta journalkopia från tidigare skola via Töreboda kommuns e-tjänst.

Rättslig grund: rättslig föpliktelse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: CompuGroup Medical AB, Open E.

Uppgifter om barns/elevers anpassade kost finns på förskolorna, skolorna och skolköken där de förvaras inlåsta och sparas så länge barnen/eleverna går kvar på förskolan/skolan eller då behovet av anpassad kost förändras. Ansökan medicinsk specialkost görs via e-tjänst på Töreboda kommuns webbplats.

Rättslig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Open E.

Vid ansökan om skolskjuts behandlas personuppgifter i form av namn, adress, telefonnummer, skola, personnummer, vårdnadshavare och i förekommande fall uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts. Ansökan och beslut sparas i två år och gallras sedan. Vid överklagan och skolskjuts vid växelvis boende sparas uppgifterna för alltid. Uppgifter om namn, adress, skola, kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till Västtrafik Samres som utför skolskjutsen.

Vid bokning av biljetter för resor med kollektivtrafik registreras elevens för- och efternamn.

Rättslig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Addnode AB, Västtrafik AB, Schoolsoft AB och SJ AB.

Vid ansökan till gymnasieskola registreras eleverna på Utbildning Skaraborgs sida för gymnasieansökningar.
Personuppgifter som behandlas är elevernas namn, adress, personnummer, användarnamn och lösenord. Uppgifterna sparas så länge eleven är inskriven i gymnasieskolan.

Rättslig grund: allmänt intresse. Personuppgiftsbiträde: Utbildning Skaraborg/Skaraborgs kommunalförbund

För elever som är asylsökande söker Töreboda kommun statlig ersättning från Migrationsverket. Detta registreras i Migrationsverkets e-tjänst. Personuppgifter som registreras är elevens namn, födelsedata och dossiernummer.

Ersättning till elever för matkostnader vid Praktisk Arbetslivsorientering. Vid ansökan om ersättning behandlas elevens namn, adress, kontonummer samt vårdnadshavares namn.

När elever har längre än 6 kilometer till närmsta busshållplats kan ersättning för anslutningsresa sökas. Då registreras elevens namn, adress, personnummer, telefonnummer och kontonummer.

Uppgifterna sparas i tre år.

Rättslig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om barn och elever i form av bland annat orosanmälningar, egenvårdsplaner och incidentrapporter. För barn i förskolan och fritidshemmet kan det även gälla beslut om utökad vistelsetid. För elever i förskoleklass till och med årskurs 9 och gymnasiets individuella program kan det röra sig om utredningar och beslut i ärenden om disciplinära åtgärder, beslut att gå om/hoppa över en årskurs, beslut att förlänga skolplikten eller att skolplikten ska upphöra i förtid eller beslut om uppskjuten skolplikt. Dessa uppgifter bevaras för all framtid.

Rättslig grund: Rättslig förpliktelse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: CompuGroup Medical AB och KIA (AFA Försäkring)