Behandling av personuppgifter hos förskoleklass, grundskola och grundsärskola

Inom utbildningsverksamheten i Töreboda kommun behandlas personuppgifter av många olika slag och sker ofta i samband med myndighetsutövning. Personuppgifter behandlas bara om kommunen har laglig grund.

Enligt Dataskyddsförordningens artikel 6 c) får personuppgifter behandlas om det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Enligt artikel 6 e) får personuppgifter behandlas om det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. Det är med stöd av dessa bestämmelser som vi inom skolan behandlar personuppgifter.

I de fall vi behandlar personuppgifter i ett system lämnas personuppgifter i form av namn, personnummer samt klass/grupptillhörighet ut till leverantören (personuppgiftsbiträdet) för att skapa användarkonton i de fall det behövs. Leverantören har också ofta tillgång till våra personuppgifter i och med drift, underhåll och support av systemet. I dessa fall tecknar vi alltid ett särskilt avtal, ett personuppgiftsbiträdesavtal, med leverantören där det tydligt framgår att personuppgifter endast får hanteras i enlighet med våra instruktioner och att sekretess gäller för uppgifterna.

I den här texten förklarar vi inom vilka områden vi registrerar personuppgifter.

Elevadministration
För elevadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Även vilken skola, årskurs och klass eleven går i behandlas och om eleven läser modersmål. Uppgifterna behövs bland annat för att ta fram klasslistor, sätta betyg och kontakta hemmet vid behov. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Vi har en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om personnummer, skola, klass, betyg årskurs 6 och 9, åtgärdsprogram, anpassad studiegång eller särskild undervisningsgrupp till Statistiska centralbyrån.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Tieto Sweden AB

Interkommunala ersättningar
För att kunna betala ut skolpeng/IKE (InterKommunalErsättning) till andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av elevers namn, personnummer och adress. Även vilken skola, årskurs och klass eleven går i behandlas. Samma uppgifter samlas in för att kunna fakturera andra kommuner vars elever går i skola eller fritidshem i Töreboda kommun. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng/IKE i 10 år. Uppgifterna lämnas ut till den skola eleven går på och elevens hemkommun.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Tieto Sweden AB

Mottagande i grundsärskola
Inför ett mottagande i grundsärskola behandlas personuppgifter i form av namn och personnummer samt pedagogisk, social, medicinsk och psykologisk utredning. En placering i grundsärskola följs också regelbundet upp varvid personuppgifter behandlas. Uppgifterna sparas för all framtid.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Tieto Sweden AB och CompuGroup Medical AB

Lärplattform
I skolan använder vi lärplattformen Schoolsoft. Där behandlas personuppgifter i form av elevens namn och personnummer, vårdnadshavares namn och kontaktuppgifter, skola, årskurs och klass. Uppgifterna hämtas från vår elevdatabas. Dessutom behandlas uppgifter om schema, frånvaro, betyg, omdömen, ämnesmatriser med koppling till mål i de olika ämnena, skriftliga individuella utvecklingsplaner och studieplaner samt resultat på nationella prov. Syftet med behandlingen är att sätta betyg, registrera frånvaro, följa upp elevernas kunskapsutveckling samt kommunikation mellan lärare, elever och vårdnadshavare.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB

Ärenden om kränkande behandling och diskriminering
Skolans personal har en skyldighet att anmäla till rektor om en elev anser sig vara utsatt för kränkande behandling. Rektor har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade eleverna i form av namn, födelsedatum, årskurs och klass samt vad som skett i det aktuella fallet. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon förutom personuppgiftsbiträdet.

Laglig grund: rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Stöd till elever
Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med stöd till elever som inte når kunskapskraven i form av namn, personnummer, årskurs, klass, skola samt stödbehov och insatta stödåtgärder. Det sker i form av utredningar, åtgärdsprogram, handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifterna samlas in från till exempel lärare på skolan, elevhälsan samt elev och vårdnadshavare själva.

Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsverksamheten. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB, Tieto Sweden AB och CompuGroup Medical AB

Den medicinska och psykologiska elevhälsan
Skolsköterska, skolläkare och psykolog för journaler över den vård som ges till elever. Journalerna innehåller uppgifter om namn, adress, personnummer och namn på vårdnadshavare som samlas in från vår elevdatabas. Uppgifter om hälsa samlas in från eleven och vårdnadshavaren själva. Journaler har stort forskningsvärde och arkiveras för all framtid. Alla givna vaccinationer i det allmänna vaccinationsprogrammet för barn rapporteras till ett nationellt vaccinationsregister vid Folkhälsomyndigheten.

Laglig grund: rättslig skyldighet/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: CompuGroup Medical AB

Anpassad kost

Uppgifter om elevers anpassade kost finns på skolorna och skolköken där de förvaras inlåst och sparas så länge eleverna går kvar på skolan eller då behovet av anpassad kost förändras.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Pedagogisk plattform för skolarbeten

Office 365 används som pedagogiskt verktyg. Det är en molnbaserad tjänst som på olika sätt förenklar och förbättrar skolarbetet. Det innehåller redskap för bland annat skapande av texter och presentationer, mejl, kalender, (blogg och egna hemsidor). Det finns också en del som heter Teams där lärarna på ett enkelt och effektivt sätt kan arbeta med utbildningsdelar, ge uppgifter, få in svar och också ge omdömen på arbeten som är inlämnade. Verktygen används enbart i pedagogiskt syfte och för kommunikation och planering kring skolarbetet. I systemet behandlas personuppgifter i form av namn, e-post samt sparade dokument och arbeten. Elevens konto och material raderas 30 dagar efter att elevens skolplikt i Töreboda kommun upphör.

Laglig grund: allmänt intresse. Personuppgiftsbiträde: Tieto Sweden AB, Microsoft

Dokumentation om elevernas kunskapsutveckling

Alla lärare dokumenterar elevernas kunskapsutveckling. Personuppgifter behandlas då i form av namn, klass och resultat på uppgifter/prov. Uppgifterna arkiveras i Schoolsoft.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: SchoolSoft AB

Skolskjuts
Vid ansökan om skolskjuts behandlas personuppgifter i form av namn, adress, telefonnummer, skola, personnummer, vårdnadshavare och i förekommande fall uppgifter om hälsa. Behandlingen är nödvändig för att avgöra om en elev har rätt till skolskjuts. Ansökan och beslut sparas i två år och gallras sedan. Vid överklagan och skolskjuts vid växelvis boende sparas uppgifterna för alltid. Uppgifter om namn, adress, skola, kontaktuppgifter till vårdnadshavare samt eventuella hjälpmedel (till exempel rullstol) lämnas ut till Västtrafik Samres som utför skolskjutsen.

Laglig grund: allmänt intresse/myndighetsutövning. Personuppgiftsbiträde: Forsler & Stjerna Konsult AB (Skjuts+) och Västtrafik AB

Övrig dokumentation om barn och elever
I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om elever i form av bl.a. orosanmälningar, utredningar och beslut i ärenden om disciplinära åtgärder, beslut att gå om/hoppa över en årskurs, beslut att förlänga skolplikten eller att skolplikten ska upphöra i förtid, beslut om uppskjuten skolplikt, beslut om utökad vistelsetid i fritidshemmet, egenvårdsplaner och incidentrapporter. Dessa uppgifter bevaras för all framtid.

Laglig grund: Rättslig skyldighet/myndighetsutövning.