Töreboda kommun Till startsidan Töreboda kommun
Use Google to translate the web. We take no responsibility for the accuracy of the translation.

Behandling av personuppgifter hos förskola och fritidshem

Inom utbildningsverksamheten i Töreboda kommun behandlas personuppgifter av många olika slag och sker ofta i samband med myndighetsutövning. Personuppgifter behandlas bara om kommunen har laglig grund.

Enligt Dataskyddsförordningens artikel 6 c) får personuppgifter behandlas om det är nödvändigt för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige. Enligt artikel 6 e) får personuppgifter behandlas om det är nödvändigt för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning. Det är med stöd av dessa bestämmelser som vi inom skolan behandlar personuppgifter.

I de fall vi behandlar personuppgifter i ett system lämnas personuppgifter i form av namn, personnummer samt klass/grupptillhörighet ut till leverantören (personuppgiftsbiträdet) för att skapa användarkonton i de fall det behövs. Leverantören har också ofta tillgång till våra personuppgifter i och med drift, underhåll och support av systemet. I dessa fall tecknar vi alltid ett särskilt avtal, ett personuppgiftsbiträdesavtal, med leverantören där det tydligt framgår att personuppgifter endast får hanteras i enlighet med våra instruktioner och att sekretess gäller för uppgifterna.

I den här texten förklarar vi inom vilka områden vi registrerar personuppgifter.

Barnadministration

För barnadministrativa ändamål samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Vi behandlar också namn, personnummer, adress och telefonnummer till föräldrar som inte är vårdnadshavare. Även vilken förskola, fritidshem och avdelning barnet går på behandlas. Uppgifterna behövs bland annat för att kontakta hemmet vid behov. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. För förskolebarn har vi en rättslig skyldighet att lämna ut uppgifter om namn, personnummer, förskola, inskrivningstid och avdelning till Statistiska centralbyrån.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Resursfördelning

För att kunna betala ut skolpeng till våra förskolor och fritidshem samt andra huvudmän samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, personnummer och adress. Även vilken förskola eller fritidshem barnet går i behandlas. Samma uppgifter samlas in för att kunna fakturera andra kommuner vars barn går i förskola eller fritidshem i Töreboda. Vi sparar uppgifter om ut- och inbetalningar av skolpeng i 10 år. Uppgifterna lämnas ut till den förskola/fritidshem barnet går på och barnets hemkommun.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning

Ansökan om plats och debitering av avgifter

För att kunna administrera ansökningar om plats till förskola och fritidshemmet samlar vi in personuppgifter från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn, adress och personnummer. För förskolans del samlar vi även in uppgifter om placering av syskon för att avgöra om syskonförtur ska tillämpas. Telefonnummer och e-postadresser samlas in från föräldrarna själva för att kunna kommunicera kring ansökningar och platserbjudanden. Föräldrarna lämnar också uppgifter om barnets vistelsetider. Ansökningar, beslut och uppsägningar av förskole- och fritidshemsplatser sparas i två år. Vistelsetiderna sparas så länge de är aktuella.

För att kunna debitera avgifter för förskola och fritidshem samlas personuppgifter in från Skatteverket i form av barns och vårdnadshavares namn och personnummer samt syskons namn och personnummer. Uppgifter om syskon behöver vi för att kunna avgöra om avgiften ska reduceras på grund av syskonrabatt. Uppgifter om hushållets inkomster samlas in från föräldrarna själva. Varje år

genomför vi stickprovskontroller för att kontrollera att hushållen betalar rätt avgift. Då samlar vi även in uppgifter från Skatteverket om hushållets deklarerade inkomster under aktuellt år. Vi sparar uppgifterna i 10 år.

Vid obetalda avgifter lämnas uppgifter till vårt inkassobolag och eventuellt till Kronofogdemyndigheten.

Laglig grund för behandlingen: allmänt intresse/myndighetsutövning.

Ärenden om kränkande behandling och trakasserier

Förskolans och fritidshemmets personal har en skyldighet att anmäla till förskolechefen respektive rektorn om ett barn anser sig vara utsatt för kränkande behandling eller trakasserier. Förskolechefen/rektorn har en skyldighet att i sin tur anmäla det till huvudmannen och att utreda händelsen. I samband med en sådan händelse behandlas personuppgifter om de inblandade barnen i form av namn, födelsedatum, förskola eller fritidshem, avdelning samt vad som skett i det aktuella fallet. Rör det sig om trakasserier behandlas vilken diskrimineringsgrund som är tillämplig. Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen.

Laglig grund för behandlingen: rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Stöd till barn

Vi behandlar personuppgifter inom vårt arbete med barn som har behov av särskilt stöd i form av namn, personnummer, förskola eller fritidshem, avdelning samt stödbehov och insatta stödåtgärder. Det sker i form av utredningar, åtgärdsprogram (inom fritidshemmet), handlingsplaner och uppföljningar. Uppgifterna samlas in från till exempel personal på förskolan eller fritidshemmet, elevhälsan samt barn och vårdnadshavare själva.

För barn med omfattande behov av särskilt stöd kan förskolan eller fritidshemmet ansöka om extra resurser från utbildningsförvaltningen. I sådana fall behandlas uppgifterna ovan även i den processen. Detsamma gäller barn som är folkbokförda i Töreboda kommun men går i en fristående förskola/fritidshem.

Vi bevarar uppgifterna för all framtid. Uppgifterna lämnas inte ut till någon utanför utbildningsförvaltningen.

Listor med barn som har specialkost finns på förskolorna och fritidshemmen och sparas så länge barnen finns kvar på förskolan eller fritidshemmet.

Laglig grund för behandlingen: rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Övrig dokumentation om barn

I förekommande fall behandlas ytterligare personuppgifter om barn i form av bl.a. orosanmälningar, beslut om utökad vistelsetid, beslut om förtur till förskola, egenvårdsplaner och incidentrapporter. Dessa uppgifter bevaras för all framtid. Orosanmälningar lämnas ut till socialnämnden. Övriga uppgifter lämnas inte ut utanför utbildningsförvaltningen.

Laglig grund för behandlingen: rättslig skyldighet/myndighetsutövning.

Sidan senast uppdaterad: 2019-06-13

Relaterad information

Kontakt

Fredrik Lindström
Dataskyddssamordnare för utbildningsverksamheten
Telefon: 0506-180 97
E-post: Fredrik Lindström